承認フロー

導入前の状況

12部門・500名規模の中堅企業。稟議・購買・経費・出張などの申請はすべて紙の書類で運用され、部長・本部長・経理といった複数の承認者を経て決裁される流れになっていた。

紙の書類は承認者の机の上で数日間滞留することが多く、申請者は「今どこで止まっているか」を把握できない状態。急ぎの案件は本人が承認者を回って直接お願いする「対面督促」が横行していた。

差戻しは口頭やメモで行われることが多く、後から履歴を辿れない。同じ理由で差戻される申請が繰り返し発生しても、教訓が組織に残らない状態だった。監査の指摘事項にも上がっており、改善が急務だった。

検討背景と選定理由

検討したのは、大手ワークフローパッケージ、汎用SaaSツール、NocodilySuiteでの構築の3つ。大手パッケージは自社の承認ルートの多様さに合わせるためのカスタマイズが高額、汎用SaaSは代理承認や差戻し履歴といった要件が弱かった。

NocodilySuiteを選んだ理由は、多段承認・代理承認・差戻し履歴といった機能を短期間で構築でき、12部門それぞれの申請フローに合わせて柔軟に設定できる見通しがあったこと。監査対応に必要な履歴保存も標準で対応できることが確認できた。

PoC期間は2ヶ月。経理・総務の2部門で購買稟議のフローを試したうえで本格導入に進んだ。既存のメール通知や勤怠システムとの連携方式も並行して検証した。

導入プロセス

プロジェクト全体は4ヶ月。1〜2ヶ月目でPoCと申請テンプレートの設計、3ヶ月目で承認フロー・差戻し・代理承認機能の構築、4ヶ月目で3部門ずつ段階展開して12部門に横展開した。

部門ごとに異なっていた申請書式を、共通項目と部門固有項目に分けて整備した。金額しきい値による自動振り分けを導入し、少額案件は部門長止まり、高額案件は本部長・経理まで自動で回るフローにした。

承認者不在時は代理承認者に自動的に権限が移る仕組みを組み込んだ。差戻し時には理由入力を必須とし、履歴が全件検索可能な形で残るようにした。監査対応で求められる証跡もこれで揃うようになった。

導入後の変化

平均決裁日数が2.4日で安定し、期限内承認率は96%に到達。決裁待ちの滞留は70%削減され、月末の駆け込み処理が大幅に減った。

申請者が「今どこで止まっているか」を画面で確認できるようになり、対面督促がほぼなくなった。承認者不在時も代理承認で流れが止まらず、業務全体のスピードが上がっている。

差戻し履歴が全件保存されるようになり、同じ理由での差戻しを事前に防ぐ運用が定着した。監査対応でも証跡がすぐに揃うようになり、監査工数が減少している。

今後の展望

次のフェーズでは経費精算システムとの連携で、承認から支払までを一貫したフローに統合する予定。経理業務のさらなる効率化を目指す。