シフト管理

導入前の状況

45店舗で総勢1,200名のアルバイト・パートを含む従業員が働く体制。シフト管理は各店舗の店長が個別のExcelや紙で組んでおり、店舗ごとに運用ルールも書式もバラバラだった。

本部の業務課は45店舗ぶんのシフトを月末に集めて集計する運用で、毎月5日以上を要していた。集計期間中は残業が常態化し、集計結果を給与計算に回すタイミングもギリギリだった。

希望シフトの収集は店長がLINEやメールで受け付ける属人的な運用で、確定シフトの共有も紙の張り出し。急な欠員時の組み直しは店長の頭の中で行われ、他店舗との人員融通も情報が回らず難航していた。

検討背景と選定理由

検討したのは3つ。人事系SaaSのシフト管理オプション、他社ノーコード製品、NocodilySuiteでの構築。人事系SaaSは全店舗を対象にすると年間コストが数百万規模になり、他社ノーコードはユーザー数課金で1,200名規模だとさらに高額になる試算だった。

NocodilySuiteを選んだ決め手は、利用者数ではなく機能ベースの課金体系で全社展開のコストが読めたこと。また、店舗ごとに異なる勤務区分や休憩ルールにも設定で対応でき、必要な部分だけカスタム開発で追加できる見通しがあったこと。

PoC期間は2ヶ月。3店舗を選定して実運用に近い形で試し、店長・従業員双方のフィードバックを受けたうえで本番構築に進んだ。

導入プロセス

プロジェクト全体で3ヶ月。1ヶ月目でPoCと勤務区分の整備、2ヶ月目でシフト作成・希望収集・自動集計機能の構築、3ヶ月目で10店舗ずつ順次展開して45店舗に横展開した。

店舗ごとに異なっていた勤務区分は、共通の親区分を用意したうえで店舗固有の子区分を許容する設計にした。これにより、本部での集計は共通ルールで機械的に処理しつつ、店舗ごとの実情も反映できるようにした。

希望シフトの収集は従業員がスマホから直接入力する形にし、店長は入力状況をリアルタイムで確認できるようにした。確定シフトも従業員のスマホに即通知される流れに変え、紙の張り出しを廃止した。

導入後の変化

本部の月次集計時間が5日から半日に短縮された。給与計算への引き渡しも余裕を持って行えるようになり、月末月初の残業が業務課全体でほぼゼロになった。

シフト充足率は98%に向上、希望反映率も92%まで改善した。従業員からは希望が通りやすくなったという声が寄せられ、シフト起因の離職相談も減少している。

本部と店舗が同じダッシュボードを見られるようになり、店舗間の人員融通の判断も早くなった。急な欠員時の対応も、近隣店舗の余裕をその場で確認して打診できる流れに変わっている。

今後の展望

次のフェーズでは勤怠実績と売上ダッシュボードの連携を予定。人時売上高を店舗別に可視化し、シフト調整の判断材料をさらに増やしていく方針。