ナレッジ管理

導入前の状況

全社1,500名の従業員が扱う社内ドキュメントは数万件規模。SharePoint・OneDrive・共有フォルダ・メールに分散しており、どこに何があるかを知っているのは担当者本人だけという状態だった。

新任者や部門異動者が必要な情報を探すのに毎回30分以上かかっており、結局は「詳しい人」に直接聞くという運用が続いていた。詳しい人の負担も大きく、業務時間の一定割合が問い合わせ対応に消えていた。

担当者が退職や異動すると、その人の頭の中にあった手順やコツごと失われるケースが繰り返し発生。属人化のリスクは経営層でも認識されていたが、既存の情報共有基盤では改善しきれない状態だった。

検討背景と選定理由

検討したのは、大手ベンダのナレッジマネジメントSaaS、社内Wiki製品、NocodilySuiteでの構築の3つ。大手SaaSはユーザー数課金で全社展開のコストが高く、Wiki製品は権限管理や監査ログが弱い懸念があった。

NocodilySuiteを選んだ理由は、認証・データベース・APIといった基盤が最初から揃っており、部門ごとの権限管理や更新履歴の記録が標準で提供されること。またタグ検索・カテゴリ分類などの独自要件にも短期間で対応できる見通しがあったこと。

PoC期間は2ヶ月。総務部と情報活用推進担当が中心となり、実際の社内マニュアル100件を移行して検索性・更新性を検証した。

導入プロセス

プロジェクト全体は6ヶ月。前半2ヶ月をPoCとタグ体系の設計に、中盤2ヶ月で検索・更新・権限機能を構築、後半2ヶ月で既存ドキュメントの移行と20部門への展開を進めた。

既存ドキュメントの移行では、まず各部門で「よく参照される上位20件」を選定してもらい、優先的にナレッジ基盤に登録する形にした。全件移行ではなく利用頻度の高いものから段階的に進めることで、現場の負担を抑えた。

タグ体系は「業務種別」「対象部門」「対象システム」の3軸で整備。全社共通のタグと部門固有のタグを両方許容することで、検索性と柔軟性のバランスを取った。

導入後の変化

情報検索時間が平均で70%削減された。月間閲覧数は8,600回に達しており、社内で日常的に活用されるツールになっている。検索ヒット率は94%で、ほとんどの検索で必要な情報にたどり着ける状態を保っている。

更新権限が現場担当者に降りたことで、情報の鮮度が保たれるようになった。ナレッジの数は導入時100件から半年で342件に増加し、部門横断で参照される件数も増えている。

「詳しい人」への個別問い合わせが減り、業務の属人化解消に寄与している。新任者のオンボーディング期間も短縮されており、教育コストの削減効果も出始めている。

今後の展望

次のフェーズではAIチャットとの連携で自然文検索を実装予定。過去回答の再利用と、初任者オンボーディングのさらなる効率化を目指す。