帳票管理

導入前の状況

常時40件の現場が同時進行するなか、扱う帳票は日報・作業報告書・請求書・見積書・検収書など約20種類。フォーマットは現場や担当者ごとにバラバラで、日報は紙、報告書はWord、請求書はExcelという運用が続いていた。

現場から紙で提出された日報は事務員が翌日Excelに転記し、そこから請求書に反映するというフローで、二重・三重の入力作業が常態化。転記途中でのミスも多く、経理チームでは月末に整合性チェックのために深夜まで残業する状態だった。

テンプレート整備は情シスで何度か試みたが、現場ごとに必要項目が異なるため統一しきれず、結局は各自がExcelを改造するという運用に戻ってしまっていた。

検討背景と選定理由

検討した選択肢は、大手ベンダの建設業向けパッケージ、汎用の帳票ツール、NocodilySuiteでの構築の3つ。建設業パッケージは自社独自の帳票フォーマットに合わせるためのカスタマイズ費が高額で、汎用ツールは自動採番や承認フローに難があった。

NocodilySuiteを選んだ理由は、帳票テンプレート・自動採番・PDF出力といった基本機能が最初から揃っており、24種類の帳票を統一的に扱える基盤を短期間で用意できる見通しがあったこと。基盤の上に独自の項目や計算ロジックを追加できる柔軟性も評価した。

PoC期間は1ヶ月。まず日報と作業報告書の2種類だけを対象にして、現場所長と経理担当双方の使い勝手を確認したうえで本格導入に進んだ。

導入プロセス

プロジェクト全体は3ヶ月。1ヶ月目でPoCと帳票テンプレート20種の設計、2ヶ月目で自動採番・承認・PDF出力機能の構築、3ヶ月目で全40現場への段階展開を進めた。

既存のExcelフォーマットを分析し、共通項目と現場固有項目を切り分けたうえで、標準テンプレート14種と現場カスタマイズ用テンプレート10種の構成にした。現場は必要なテンプレートを選ぶだけで運用が始められる形になった。

請求書は日報の実績データを自動集計する設計にし、経理チームの転記作業を廃止。承認フローは現場所長→本部部門長→経理の3段階で、モバイルからも承認できる形にした。

導入後の変化

現場から紙の日報が消え、事務員のダブル入力が完全になくなった。転記ミスは統計上ゼロを記録している。帳票作成にかかる時間は平均で半分になり、現場所長・事務員・経理の合計工数が大幅に削減された。

月間発行数は1,860件を安定して処理できるようになり、40現場が同時運用しても遅延は発生していない。帳票の検索や過去分の参照も、テンプレート別・現場別に絞り込める形になった。

経理チームの月末残業がほぼなくなり、追跡調査に費やしていた時間が原価分析や改善提案に振り向けられるようになった。書類の電子化が進んだことで、紙の保管コストも下がっている。

今後の展望

次のフェーズでは現場写真の帳票への自動添付や、承認フローの多段化を検討中。書類の電子化からペーパーレス化まで段階的に進めていく方針。